【メルマガ第8回】いま知りたい便利ツール「Googleドライブ」とはいったい何をするもの?

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みなさん、こんにちは!
シンライフワークの水谷倫子です。

さて、メルマガ8回目、終盤になってまいりました。
https://youtu.be/b5M5VaX-0QI

これまでに、アカウントを作って、メールを送る。
みんなと打ち合わせをして、ちょっとしたコミュニケーションをとる。

会社内でのやりとりが自宅に居ながら出来るイメージが少しずつできてきましたか?
何事もやってみないことには使いこなせないので『楽しそうだなあ』『やってみたい』という気持ちになっていただけていたら嬉しいです。

さて、今日は「Googleドライブ」についてのお話です。車の運転ではありません。

今まではコミュニケーションを軸にしたお話でしたが、今日は業務効率や、共同作業、資料保存というちょっと違う視点の話になります。

正直、「Googleドライブ」は使うことがあまりないだろうと
思っていました。

なぜなら、何に使うか分からないし、使い方がよく分からなかったから。

そして、セキュリティーの問題で会社指定の場所以外にファイルを保存したりすることがご法度。フリーソフトの保存場所に会社のファイルを保存することは「悪」だという認識もあり使うことに慣れていなかったからです。

良いの?使って?大丈夫?
そして、使い方がよく分からないからいいや・・・

これが私の「Googleドライブ」の初めの印象でした。

それが、今では使っている人も増えてきたので積極的に触れる機会があり、使い勝手の良さを知ることができました。

どんなシーンで使えたのか?

業務で書類を作ったときに、それを相手に見せるときは、

『メールで送りますね。』

それで、その内容について
『こうした方がいいのでは?』
『そこはこう変えた方がいいですよ。』

というやりとりをして、またその書類を訂正して送りなおします。

新しい情報になったので

『こっちの情報に差し替えた方がいいでしょう』

また提言をもらい修正をする。

そして、送る。

そうなるとメールの中に複数回同じ書類の行き来が発生します。

挙句の果てに
『この前、送ってくれた書類の最新版送ってくれる?』
『先日のメールでもらったファイルが見当たらないので
送ってくれますか?』

など、もらった側もよくわからなくなってしまう。

どれが新しくて、どれが古いファイルかもはや分からなくなるし、その書類をメール上で探すのがとても面倒くさいことに気付きます。

その時に思うことは、

『あぁ、この書類をどこか皆が見られる場所に保管して、「更新したので見てください」って出来れば楽なのに・・・』

そんな時に共有できる保管場所として「Googleドライブ」が使えるのです。

そして、「見せたいファイルは見せたい人だけに公開する」ことも出来ますし、自分だけの保管場所として使うことが出来るので、セキュリティーは今のところ問題がないようです。

慣れるまではちょっと戸惑うかもしれませんが、

習うより慣れろ

この精神でまずは使ってみることから始めましょう。

さて、今日のメルマガは動画でも見ることができます
https://youtu.be/b5M5VaX-0QI

次回は「Googleカレンダー」についてお話を進めていきます。

さて、既にご案内をしておりますが、

全てのITツールを深く熟知しなくても、せまく浅い知識でも始められる楽しく、軽やかに世渡りをするのための講座を開催いたします。

私も皆さんお会いすることを楽しみにしています。

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ということで、
今日も最後までお読みくださりありがとうございます。
それでは、また!